経営のヒント

2014年10月 9日 木曜日

実のある会議ができていますか?(9)

おはようございます!!

さて、先週から今週にかけて、会議についてのお話を続けていますが、今日は会議の出席者が陥りやすい「心理的な落とし穴」について、お話しましょう。

皆さん、どこかで聞かれたことばかりだと思いますが、再度確認して、自分たちの会議にはそういうことはないか、どうか、ちょっと思い出してみてください。

1.集団浅慮(しゅうだんせんりょ)
集団としてのまとまりが良すぎて(?)、誰かがその結束を過度に守ったり、集団の行為を過度に信頼し(自分たちならできるはず!)、結果的に望ましくない選択をしてしまうこと

2.同調行動
仮に反論や別の意見があっても、同調するほうが精神的にラクである、という理由でつい多数意見に同調してしまうこと

3.社会的手抜き
多数の出席者がいる場合、「自分ひとりくらい積極的に参加しなくてもいいか」という考えから、手を抜いてしまうこと

4.声が大きい出席者の意見
声が大きい、態度が大きい、口数が多い、そんな出席者の意見が通ってしまうこと

5.リスキーシフト
一人では慎重で、節度ある人が集団になることで、より極端な危険な意見につい同調してしまうこと



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2014年10月 8日 水曜日

実のある会議ができていますか?(8)

おはようございます!!

今日は少し早起きをしましたが、ずいぶん夜が明けるのが遅くなり、また、涼しい。。。というより、寒いっsign01と思う季節になってきましたね。

それでも、まだ夜と日中の寒暖の差が激しく、周りでも風邪をひいている方が多いので、皆さんもぜひお気を付けください。

さて、もうしばらく、会議のお話を続けましょう。

今日は、会議におけるトラブル対応についてです。

会議でよくあるトラブルケースと、その対処法を挙げてみました。

1.発言しない出席者
指名する(ただし、答えやすい質問から)、前もって全員に宿題を出しておき全員に答えてもらう等

2.発言時間が長い出席者
時間配分を最初に明らかにしておき会議中も時間調整の声掛けをする、最初から書記に指名する等

3.同じ話を何度もする出席者
ホワイトボードに書き出して確認する

4.遅刻する出席者
時間通りスタートする、個別に注意する

5.感情的になる出席者
とりあえず聞く、切りのいいところで休憩を入れる

さて、皆さんもトラブルへの対処法を考えてみてください!!



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2014年10月 7日 火曜日

実のある会議ができていますか?(7)

おはようございます!!

台風18号が日本列島から過ぎ去っていきましたが、皆様の地域では、被害等を受けられずに済みましたか。

この一週間はどうやら秋晴れの日が続くようですが、気持ちを切り替えて頑張りましょうね!

さて、今日は会議についての7回目で、終了時のポイントを取り上げます。

会議終了時には、次のようなことを意識してみてください。

1.当初予定していた会議の目的がどの程度達成できたかを確認する
(できたところ、できなかったところ⇒次回の会議への先送り?)

2.決まったことをもとに、それぞれの行動を開始する必要等があれば、その確認をする
(Aさんを中心にプロジェクト・チームを決めて、活動を開始する。。。など)

3.次回の会議予定を告知、共有する

4.出席者全員に感謝の気持ちを伝える

5.時間通りに終了させる

6.議事録の完成させ、会議終了後、遅くても翌日までに配布する

いかがでしょうか?既にできていることもあれば、できていないこともあるのではないでしょうか。特に4の出席者への感謝の気持ちを伝える、など簡単だけど、なかなかできていないのではないでしょうか。

よかったら、参考にしてくださいね。



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2014年10月 6日 月曜日

実のある会議ができていますか?(6)

おはようございます!!

ここ大阪は台風18号が紀伊半島のほうを過ぎていき、家の周りの植木鉢が風で横に倒れていたり、夜中~明け方はそれなりに風雨が強まっていたみたいでした。どこにも、誰にも、大きな被害が出ませんように。。。

さて、本日も引き続き、会議に関することをお話していきたいと思います。もし、今の会議の方法に「これでいいんだろうか?」と思っておられる方がいらしたら、少しでも参考になれば、と思っています。

今日は、会議の流れ(準備⇒開始⇒発散⇒収束⇒終了)のうちの、「収束」についてです。

「収束」における適切なアプローチポイント

1.類似意見を統合して整理する(共通の主旨、キーワード等で)

2.抽象性の高い意見から、具体的なものに向かって整理する(ツリーやピラミッドを使って)

3.因果関係を着目してまとめる

4.前後の流れや時系列でまとめる

5.XY軸の4象限を作りまとめる

いずれにしても、主催者、参加者が見て、理解しやすいようにしていくことが大切ではないでしょうか?
いろいろと試してみて、しっくりいく方法を見つけてみてください!!


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2014年10月 3日 金曜日

実のある会議ができていますか?(5)

おはようございます!!

さて、会議がスタートしました。今日は会議展開上のテクニックについてお話しましょう。

会議の流れ(1つのテーマで話をすると仮定します)は以下の通りです。

準備⇒開始⇒発散⇒収束⇒終了

「発散」とは、「意見を出し合う局面」、そして、「収束」とは、「多様な意見をまとめて結論を出す局面」ということができます。会議とは簡単に言うと、この2つの局面で成り立っているのですね。

「発散」におけるテクニック
発散では、できれば全員から活発な意見が出されることが望ましいでしょう。そのためのテクニックとしては

1.発言に対する丁寧な対応
(板書する、「面白い意見ですね」といった承認をする)
2.発言の促進
(発言の少ない人にYes-No方式の質問をするなど答えやすいような質問を振る、発言に対して否定しない)
3.脱線の回避
(批判意見や個人攻撃に近い意見に対しては望ましくない旨をきちんと伝え、会議の進行を修正する)

次回は「収束」についてお話します!



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